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Empfehlungsschreiben
Während Empfehlungsschreiben schon seit langem
im angelsächsischen Raum zu den üblichen Bewerbungsunterlagen gehören,
ist im deutschsprachigem Raum erst in den letzten Jahren ein Trend,
insbesondere im Hochschulbereich, in diese Richtung zu beobachten.
Insbesondere für Berufseinsteiger aus dem Hochschulbereich und für
Personen, die zwar qualifiziert tätig sind, denen aber formale Nachweise
fehlen (z.B. nicht anerkannte Diplome und Berufsabschlüsse aus dem
Ausland) können mit der Hilfe von Empfehlungsschreiben punkten.
Nachfolgend einige Informationen, die bei der Anforderung und Erstellung
von Empfehlungsschreiben beachtet werden sollten:
Anforderungen an die ausstellende
Stelle/Person:
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Ansehen, Vertrauenswürdigkeit und/oder Bekanntheit
Es hat wenig Sinn, wenn Ihnen Ihr Kegelbruder oder eine
Bierbekanntschaft eine Empfehlung gibt (das klappt höchstens bei der
Anbahnung von Liebesbekanntschaften). Die Person muss durch anerkannte
Fachkompetenz auf bestimmten Gebieten und ein hohes Ansehen als
glaubwürdiger Beurteiler genießen. Je mehr dies zutrifft, desto mehr
wird vom Ansehen und der Fachkompetenz des Beurteilers unbewusst auf den
Beurteilten übertragen (Motto: "Der hat dem Bewerber eine Beurteilung
geschrieben, der Mann muss ja gut sein").
Dies können z.B. Professoren, Dekane, Politiker, Geistliche oder gar
wichtige Kunden, mit denen der Bewerber zuvor gearbeitet hat, sein. Dies
gilt aber nicht nur für Berufstätige und Hochschüler - warum sollte ein
Pastor einem seiner Konfirmanden, von dessen Leistungsbereitschaft und
moralischer Integrität er sich in den letzten Jahren überzeugen konnte,
für Bewerbungszwecke nicht ein kurzes Empfehlungsschreiben ausstellen?!
C
Sachnähe und Beurteilungsfähigkeit
Dem Beurteilendem sollte die Person und
die Arbeit des zu beurteilenden Bewerbers persönlich bekannt sein; z.B.
durch Zusammenarbeit, Zuarbeit oder aktive Teilnahme in Vorlesungen und
Seminaren. Sie muss zudem die Leistungsfähigkeit und die Erfolge des zu
beurteilenden Bewerbers fachlich korrekt einschätzen können. Dies ist
nur durch fundierte Fachkenntnisse im gleichen Sachgebiet und die
Möglichkeit, sich von der Arbeit des Bewerbers bereits persönlich ein
umfassendes Bild gemacht zu haben, möglich. Bitten Sie daher niemals
Personen über Verwandte um Gefälligkeitsempfehlungsschreiben.
C
weitergehende Einsatzbereitschaft
Einige Arbeitgeber kommen eventuell auf
den Gedanken, persönlich um weitere Auskünfte beim Beurteiler einholen
zu wollen. Daher muss der Beurteiler auch bereit und in der Lage sein
(vgl. vorangegangener Punkt), sich weitgehend zu äußern.
Anforderungen an die Form und die
Inhalte des Empfehlungsschreibens:
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Eindeutiger Absender (Wer hat es
ausgestellt?)
Aus dem Empfehlungsschreiben muss deutlich hervor
gehen wer und in welcher Funktion das Beurteilungsschreiben erstellt
hat. Handelt es sich um eine Person in einer bestimmten Funktion, sollte
für das Beurteilungsschreiben das offizielle Briefpapier der
Organisation verwendet werden. Der Aussteller sollte deutlich in seiner
Position zu erkennen sein (z.B. Primus von Quack, Professor für
Tiefenpsychologie an der Universität Entenhausen oder Grobian Gans,
Oberbürgermeister der Stadt XY) und das Schreiben zum Abschluss
handschriftlich unterzeichnen.
C
Eindeutiger Empfänger (Für wen wurde es
ausgestellt?)
Der Beurteilte sollte durch Nennung der Vornamens,
Nachnamens und des Geburtsdatums eindeutig zu erkennen sein. Es
empfiehlt sich auch die Nennung des Titels bzw. akademischen Grades.
C
Bei welchem Anlass und wie lange konnten die
besonderen Leistungen des zu Beurteilenden beobachtet werden
Damit der Arbeitgeber ausschließen kann, dass es sich
um ein reines Gefälligkeitsgutachten handelt, das, ohne den Beurteilten
persönlich zu kennen, ausgestellt wurde, ist es üblich, dass der
Beurteiler beschreibt, in welchem Rahmen, wann und wie lange er den
Kandidaten kennt und was ggf. der Anlass für eine Zusammenarbeit war
(z.B. ...In den Jahren 1993 und 1994 war Herr Döhring einer meiner
Studenten im Seminar Insektologie und hat an einer Studie zur Erforschung
des Paarungsverhaltens roter Treiberameisen unter Beeinflussung der
Wetterverhältnisse mitgewirkt. Seine Aufgaben bestanden in...).
C
Worin begründet sich die Bereitschaft, eine
Empfehlung auszusprechen bzw. was sind die Vorzüge des Bewerbers?
Die Angaben, die Sie bisher kennen gelernt haben,
reichen lediglich für eine Teilnahmebestätigung aus. Nun steht der
wichtigste Part an; nämlich eine Begründung, warum der Kandidat es wert
ist, den eigenen Namen für eine Empfehlung her zu geben. Dies könnten
sein:
- Arbeitshaltungen (z.B. Motivation, Präzision, Geschwindigkeit)
- Charaktereigenschaften (z.B. Zuverlässigkeit, Vertrauen)
- Fachwissen, Fähigkeiten, Talente
- besondere Erfolge bzw. Arbeitsergebnisse und Auszeichnungen
- ...
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Welche Potentiale stecken noch in dem
Bewerber bzw. was kann er künftig noch leisten?
Wird die Empfehlung vor dem Hintergrund der Bewerbung
für eine bestimmte Firma, Abteilung oder Branche ausgestellt, so
empfiehlt es sich, wenn der Beurteiler hervor hebt, welches
Entwicklungspotential in für die Empfänger wichtigen Bereichen im
Beurteilten stecken und er die Eignung des Kandidaten für das
angestrebte Aufgabengebiet hervor hebt. Daher sollten Sie dem Aussteller
einer Beurteilung grundsätzlich mitteilen, für welchen Zweck bzw. aus
welchen Anlass Sie die Beurteilung benötigen, damit dieser darauf
eingehen kann.
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