Präsentationen speichern und weiter geben

PowerPoint-Präsentationen können auf vielfältige Weise weiter gegeben bzw. veröffentlicht werden. Die Vielzahl der Möglichkeiten ist allerdings für den Einsteiger eher verwirrend als hilfreich, da jede Form der Weitergabe andere Bedingungen an das System des Betrachters stellt. Daher soll sich nachfolgend sehr umfangreich mit den einzelnen Möglichkeiten auseinandergesetzt werden.

Präsentation an Benutzer weiter geben, die PowerPoint installiert haben

Im günstigsten Fall hat der Empfänger der Präsentation ebenfalls PowerPoint installiert, denn damit ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser diese Abspielen kann, relativ groß. Allerdings ist unbedingt darauf zu achten, welche Version von PowerPoint verwendet wird. Während PowerPointpräsentationen der Versionen 1997 und 2000 untereinander kompatibel sind, ist PowerPoint 95 nicht mehr in der Lage, Präsentationen der nachfolgenden Versionen abzuspielen. Aber dies soll bei der nachfolgenden Betrachtung berücksichtigt werden.

Um eine Präsentation zu speichern, wählen Sie in der „Standard“-Symbolleiste (im Regelfall ganz oben) den Eintrag „Datei“ � und dort den Eintrag „Speichern unter...“ ‚

Darauf öffnet sich ein entsprechendes  Fenster (s. unten).

Im Auswahlmenü unter � können Sie den Speicherort festlegen. Dies kann ein beliebiger Ordner auf Festplatte oder Diskette sein (sollte die Präsentation zu umfangreich sein und daher nicht auf die Diskette passen, fahren Sie bitte im nächsten Abschnitt fort!). Im Feld ‚ müssen Sie der Präsentationsdatei einen Namen geben.

Im Bereich Dateityp ƒ ist standardmäßig das Format „Präsentation“ voreingestellt. Präsentationen, die in diesem Format abgespeichert werden, können unter PowerPoint in den Versionen 97 und 2000 betrachtet werden. Mit Klick auf „Speichern“ „ wird dieses Verfahren schließlich abgeschlossen.

Sollten Sie die Präsentation an einen Benutzer von PowerPoint 95 weiter geben wollen, so wählen Sie im Feld Dateityp den Eintrag . Damit wird die Präsentation in einem älteren Format abgespeichert, dass ab der Version 95 abgespielt werden kann. Allerdings verbraucht dieses Format etwas mehr Speicherplatz, was problematisch beim Versenden der Datei via E-Mail oder das Abspeichern auf Diskette betrifft. Zudem werden einige Formen der Animation und Folienübergänge nicht unterstützt. Sinnvoll erscheint es daher immer, zuerst die Präsentation im aktuellen Format abzuspeichern und schließlich unter einem anderen Namen eine Version der Präsentation im älteren Format, damit im Notfall immer auf die ursprüngliche Datei zurück gegriffen werden kann.

Wer absolut auf Nummer sicher gehen will, verwendet als Dateityp . Eine solche Präsentation kann ohne Verluste mit allen drei Versionen von PowerPoint betrachtet werden. Dieses Format  erzeugt aber sehr große Dateien und eignet sich insbesondere bei Weitergabe auf CD, da es dort auf den Umfang nicht so sehr ankommt.

Viele Empfänger besitzen zwar PowerPoint, können damit aber nicht umgehen. Daher bedarf es eigentlich immer einer Anleitung, damit diese wissen, wie sie die Präsentation öffnen und dann zum Abspielen bringen. Für Benutzer von PowerPoint ab Version 1997 und 2000 gibt es aber eine einfachere Möglichkeit. Wählen Sie als Dateityp beim Speichern den Eintrag . Damit wird die Präsentation so umgewandelt, dass der Empfänger durch einen simplen Doppelklick die Präsentation starten kann. PowerPoint arbeit in diesem Fall im Hintergrund und tritt für den Betrachter nicht in Erscheinung.

Präsentation an Benutzer weiter geben, die kein PowerPoint installiert haben

Selbstverständlich kann eine Präsentation auch an Betrachter weiter gegeben werden, die kein PowerPoint installiert haben. Dazu gibt es einen Assistenten, welcher der Präsentation eine Abspielroutine, den PowerPoint-Projektor, hinzufügt und die Präsentation ggf. auch auf mehrere Disketten verteilt.

Um den „Pack & Go – Assistenten“ zu starten, wählen Sie in der „Standard“ – Symbolleiste (ganz oben) die Option „Datei“ und im darauf ausklappenden Fenster den Eintrag „Pack & Go...“.

Darauf startet der Assistent in einem neuen Fenster in der Mitte des Bildschirms und fragt die wichtigsten Einstellungen zum Speichern der Präsentation und aller Dateien, die ggf. in die Präsentation eingebunden werden müssen, ab. Nachfolgend sind Ausschnitte aus allen Fenstern des Assistenten abgebildet.

Links der Startschirm des Assistenten. Durch die einzelnen Fenster wird sich mit den Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ bewegt. Die Taste „Fertigstellen“ zur abschließenden Umwandlung der Präsentation sollte erst im allerletzten Fenster betätigt werden, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden.

Im ersten Fenster fragt der Assistent, ob nur die gerade geöffnete Präsentation (hier als aktive Präsentation bezeichnet)  allein weiter gegeben werden soll, oder, ob weitere Präsentationen, die mit der Hilfe von „Durchsuchen“ ausgewählt werden können, mit versendet werden sollen.

Im zweiten Fenster stellt sich die Frage, wohin die Präsentationsdateien kopiert werden sollen. Ist das Diskettenlaufwerk („A:\Laufwerk) ausgewählt, teilt der Assistent auch große Präsentationen auf mehrere Disketten auf. Die Disketten sollten unbedingt durchnummeriert werden, da auf dem Zielrechner die erste Diskette gefolgt von den anderen Disketten wieder in der selben Reihenfolge eingelegt werden müssen, damit die Präsentation wieder zusammengefügt werden kann.

Haben Sie in der Präsentation einen Link auf eine Datei auf der Festplatte gelegt, so ist es sinnvoll dieses verknüpfte Datei mit einzuschließen; d.h. mit auf die Reise zu schicken, damit auf diese auch auf dem Zielrechner wieder zugegriffen werden kann.

Daneben besteht die Möglichkeit, die in der Präsentation verwendeten Schriftarten in das Paket mit einzubetten. Dies ist sinnvoll, wenn Sie exotische Schriftarten verwenden, da PowerPoint ansonsten auf dem Zielrechner nicht vorhandene durch andere verfügbare Schriftarten ersetzt. Allerdings wächst damit der Speicherplatzbedarf der Präsentation stark an.

Abschließend kann noch der PowerPointprojektor hinzugefügt werden, damit die Präsentation auch auf anderen Computern ohne installiertes PowerPoint abgespielt werden kann.

Damit sind alle Einstellungen vorgenommen worden und mit Klick auf „Fertigstellen“ kann der Assistent seine Arbeit aufnehmen.

Präsentation im Internet veröffentlichen

Mittlerweile können komplette PowerPoint-Präsentationen fast verlustfrei im Internet veröffentlicht werden. Leider ist das Verfahren unter MS-PowerPoint sehr umständlich, da einige Einstellungen sehr versteckt angebracht sind. Nachfolgend daher eine Anleitung, die Schritt für Schritt die notwendigen Einstellungen zeigt, um eine Präsentation in das Internetformat html umzuwandeln.

Wählen Sie in der „Standard“-Symbolleiste (ganz oben) den Eintrag „Datei“ und im darauf ausklappenden Menü „Als Webseite speichern...“.

Darauf öffnet sich das unten abgebildete Fenster. In alphabetischer Reihenfolge finden Sie nun die notwendigen Informationen, um die Präsentation als Webseite zu speichern.

A

Im Pulldownmenü kann ausgewählt werden, an welchem Ort auf der Festplatte bzw. welchem Laufwerk die Web-Präsentation gespeichert werden soll.

B

Die Webseite braucht natürlich auch einen Titel, der beim Betrachten in der Kopfzeile des Browsers angezeigt wird. (Achtung! Dies ist nicht der Dateiname.)

C

Hier kann nun der Name der Datei angegeben werden. Verwenden Sie dabei keine Umlaute, wie ä, ö und ü oder Sonderzeichen; solche Dateien können im Internet nicht gefunden bzw. aufgerufen werden.

D

Mit Klick auf „Veröffentlichen“ öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel „Als Webseite veröffentlichen“ (s. unten). Hier müssen ebenfalls noch einige Einstellungen vorgenommen werden.

Im Bereich unter E können Sie festlegen, ob Sie die komplette Präsentation oder nur wenige ausgewählte Folien im Internet veröffentlichen möchten.

Sollten Sie sich zu den einzelnen Folien in der Gliederungsansicht Notizen gemach haben, so können Sie jetzt unter F entscheiden, ob diese im Internet angezeigt werden sollen (bei Bewerbungspräsen-tationen weniger hilfreich).

G

Nun muss die Kompatibilitätsfrage geklärt werden. Internetseiten werden mit sogenannten Browsern aufgerufen und angezeigt. Davon gibt es unterschiedliche, die im Regelfall Internetseiten nach eigenen Regeln darstellen. Im Internetexplorer ab der Version 4.0 wird die Präsentation fast 1:1 wiedergegeben. Benutzer des Netscape Navigators und Internetexplorers 3.0 erhalten nur eine Fehlermeldung, wenn die Option „Microsoft Internet Explorer 4.0 oder höher“ gewählt wird.

Die Überlegung, die Präsentationen von vorneherein im älteren Internetexplorer- und Netscape-Format abzuspeichern ist naheliegend, da die auch noch die neueren Browser abspielen können. Leider gehen in diesem Format alle Effekte und Animationen verloren. Die sinnvollste Methode scheint es, die dritte Option zu wählen: „Alle oben aufgeführten Browser“. So werden Präsentationen im Internetexplorer 1:1 dargestellt und Benutzer älterer Version bzw. von Netscape erhalten die Version ohne Animationen und Effekte.

H

Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Weboptionen“ und es öffnet sich ein neues Fenster mit insgesamt 4 Registrierreitern (s. unten), in welchen ebenfalls noch Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Im Registrierreiter „Allgemein“ können Sie entscheiden, ob automatisch Navitgationselemente zum Blättern in der Präsentation eingefügt werden sollen. Haben Sie selber mit Hyperlinks bzw. Verknüpfungen für Navigationsmöglichkeiten gesorgt, entfernen Sie das Häkchen unter J, denn die hier automatisch erzeugte Navigation gibt optisch nicht all zu viel her. Unter K können Sie entscheiden, ob Sie die Animationen und Effekte Ihrer Präsentation auch in der Internetversion zeigen möchten.

Ist dies der Fall, machen Sie ein Häkchen vor „Folienanimationen beim Browsen anzeigen“. Die Option „Bilder an Webbrowserfenster anpassen“ unter K sollten Sie aktivieren, damit, egal welche Größe der Monitor des Betrachters hat, die Präsentation Bildschirmfüllend angezeigt wird.

Im Registrierreiter „Bilder“ L (nicht abgebildet) sollte eine möglichst große Bildschirmauflösung gewählt werden, da bei Verwendung von älteren Browsern auf großen Monitoren die Präsentation sehr klein dargestellt wird. Bei den neueren Browsern spielt dies weniger eine Rolle.

Nun sind alle wichtigen Formatierungen vorgenommen worden. Klicken Sie auf „OK“ und Sie gelangen zurück zum Fenster „Als Website veröffentlichen“. Hier wählen Sie die Schaltfläche . Darauf wird Ihre Präsentation als Internetseite gespeichert. Dies kann je nach Umfang der Präsentation etwas dauern.

Wenn Sie nun im Explorer oder im Ordner Arbeitsplatz das Verzeichnis öffnen, in welchem Sie die Webpräsentation gespeichert haben, so werden Sie feststellen, dass dort zwei Objekte abgelegt wurden. Eine html-Datei und ein Ordner mit dem gleichen Namen mit dem Wort –Dateien angehängt. Hier ein Beispiel:

Im Schritt C wurde hier als Dateiname "bewerben" eingegeben.

Die html-Seite dient als Startdatei und im Ordner liegen alle weiteren für die Präsentation notwendigen Dateien.

Klicken Sie die html-Datei, in diesen Fall „bewerben“ an, so