Verknüpfungen und Hyperlinks hinzufügen

Durch Verknüpfungen ist es möglich, dass der Betrachter durch Anklicken von bestimmten Text- oder Grafikelementen zu einer bestimmten Folie in der Präsentation wechselt. Nachfolgend eine Möglichkeit, solche Verknüpfungen einzufügen:

Markieren Sie den Text, der zur Verknüpfung werden soll und klicken diesen mit der rechten Maustaste an (natürlich können Sie auch einer Grafik eine Verknüpfung zuweisen. Klicken Sie diese einfach mit der rechten Maustaste an und fahren wie beschrieben fort), worauf sich ein Kontextmenü öffnet, in welchem Sie den Eintrag durch Anklicken wählen.

Darauf erscheint das nachfolgende Fenster für die Aktionseinstellungen:

Im Registrierreiter „Mausklick“ setzen Sie die Markierung durch Anklicken in das runde Feld vor „Hyperlink zu:“

Im darunter liegenden Dropdownmenü können Sie nun festlegen, wohin der Betrachter beim Anklicken der Verknüpfung gelangen soll.

Die Option „Nächste Folie“ führt zur auf die aktuelle Folien folgende Folie und die Option „Vorherige Folie“ zur Vorgängerfolie der aktuell geöffneten Folie. Mit Klick auf „Erste Folie“ gelangt der Betrachter zur Startfolie zurück und auf „Letzte Folie“ gelangt er zur letzten Präsentationsfolie.

Im Regelfall möchte der Betrachter aber nicht nur linear von einer Folie zur nächsten und wieder zurück springen können. Wenn sich z.B. auf der Startfolie ein Inhaltsverzeichnis  befindet, wäre es sinnvoll, wenn durch

einen kurzen Klick auf einen Gliederungspunkt der Betrachter gleich zur entsprechenden Folie wechseln könnte. Dies ist möglich, indem die Option „Folie...“ gewählt wird. Ist dies geschehen, öffnet sich nachfolgendes Fenster:

Links werden alle Folientitel samt Foliennummer angezeigt und rechts unten eine Vorschau der Folie, zu der beim Anklicken der Verknüpfung gewechselt werden soll. Um nun, z.B. eine Verknüpfung zur Folie 3 zu erstellen, wird im linken Feld diese 1x mit links angeklickt und darauf das „OK“-Button anklickt. Darauf im darunter liegenden Fenster „Aktionseinstellungen“ nochmals „OK“ wählen. Damit ist die Verknüpfung zugewiesen.

Die bisher gezeigten Verknüpfungen bezogen sich lediglich auf Folien innerhalb der Präsentation. Es ist aber möglich, auf jedes beliebige Dokument und sogar Internetseiten eine Verknüpfung oder besser, einen Hyperlink, zu legen.

Im Fester „Aktionseinstellungen“ gibt es folgende Möglichkeiten, Hyperlinks zu erstellen:

„Andere PowerPointpräsentation“

Hier kann nun im darauf folgenden Fenster eine andere auf der Festplatte gespeicherte Präsentation ausgewählt werden, die dann später beim Klicken auf den Hyperlink gestartet wird.

„Andere Datei...“

Auch andere Dateien können mit Hilfe eines Links geöffnet werden. Diese werden dann mit Hilfe des für diesen Dateityps verantwortliche Programm geöffnet; z.B. wird eine Exceltabelle bei Klick auf den Link auch mit MS-Excel geöffnet (Aber Achtung! Hat der Empfänger der Präsentation auf seinem PC kein Excel installiert, ist er nicht in der Lage, die Tabelle zu öffnen!)

„Url...“

Selbstverständlich kann mittels eines Links auch die Verbindung zu einer Internetseite hergestellt werden; allerdings nur, wenn der Empfänger der Präsentation mit dem Internet verbunden ist.

Nachdem im Fenster „Aktionseinstellungen“ die Option „Url...“ gewählt wurde öffnet sich nachfolgendes Fenster:

Die Internetadresse wird nun in Form von http://www.namederinternetadresse.de eingegeben und mit Klick auf das „OK“-Button (und nochmals im Fenster „Aktionseinstellungen“) bestätigt

Der schnelle Weg, einfache Verknüpfungen zu erstellen

Ist jemand einfach nur daran interessiert, schnell und ohne großen Aufwand, den Betrachter in der Präsentation vor und zurück blättern zu lassen, so bietet PowerPoint auch hier eine Lösung. So gibt es bereits vordefinierte Autoformen mit sozusagen eingebauten Hyperlinks, die als Schaltflächen fungieren können.

Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf „Autoformen“ und im aufklappenden Fenster auf „Interaktive Schaltflächen“.

Im nun erscheinenden Feld können Sie durch einfaches Anklicken eine Autoform auswählen. Darauf verschwindet das Fenster und der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Setzen Sie auf der Folie dort an, wo die Schalfläche später ihren Platz haben soll und ziehen die Schaltfläche mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Größe. Wenn Sie schließlich die Maustaste loslassen, erscheint das Fenster „Aktionseinstellungen“. Hier können Sie gleich den „OK“-Button drücken und Sie sind fertig.

Schaltflächen um innerhalb einer Präsentation zur vorangegangenen Folie zurück (links) oder zur nachfolgenden Folie weiter (rechts) zu blättern.

Schaltflächen, um zur Anfangsfolie zurück (links) oder zur allerletzten Folie einer Präsentation zu blättern.

Wem die voreingestellten Farben der Schaltflächen nicht gefallen, kann diese ändern, indem er diese mit rechts anklickt und sich im sich öffnenden Fenster „Autoform formatieren wählt“. Darauf stehen zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung (gilt übrigens für alle Autoformen).

Einen Link zur Kontaktaufnahme einfügen

Damit der Betrachter der Präsentation schnell und ohne großen Aufwand Kontakt zum Verfasser der Präsentation aufnehmen kann, was insbesondere bei einer Bewerbungspräsentation von Interesse ist, empfiehlt es sich, einen Link einzubauen, mit dessen Hilfe der Betrachter ein E-Mail an eine vorgegebene Adresse versenden kann:

Markieren Sie dazu den Text, hinter dem sich der Link später verbergen soll oder klicken Sie ein entsprechendes Clipart mit der linken Maustaste an, um es zu markieren.

Darauf wählen Sie in der Menüleiste (ganz oben vom Bildschirm) den Eintrag „Einfügen“ und dort „Hyperlink...“ (vgl. Grafik rechts).

Darauf öffnet sich das unten dargestellte Fenster:

In diesem Beispiel gibt ein Bewerber, der eine Bewerbungspräsentation an einen Betrieb versendet hat, den Personalverantwortlichen die Möglichkeit, ihm mittels einer E-Mail zu antworten.

Um PowerPoint zu sagen, dass sich hinter dem gewählten Objekt ein E-Mail-Link verbirgt, muss die Schaltfläche � angeklickt werden. Darauf wird in das  Feld ‚ die E-Mailadresse der Person, welche die E-Mail erhalten soll, eingegeben. In diesem Fall gibt der Bewerber seine Adresse an, damit der

Personalverantwortliche gleich antworten kann. Klickt dieser nämlich später auf den Link öffnet sich automatisch sein E-Mailprogramm mit der entsprechenden Empfängeradresse. Sinnvoll ist es in diesem Fall auch, gleich einen Betreff ƒ für die E-Mail vorzugeben. Dies spart dem Personalverantwortlichen Zeit, da er es nicht selber tun muss und der Empfänger weiß gleich, wenn er die Mail erhält, dass es sich um eine Antwort auf seine Bewerbungspräsentation handelt.

Mit Klick auf das „OK“-Button ist schließlich die Zuweisung von Empfängeradresse und Betreff abgeschlossen.

• Ob, Sie Verknüpfungen oder Hyperlinks korrekt gesetzt haben bzw. diese auch funktionieren, können Sie in der Bearbeitungsansicht nicht feststellen. Wechseln Sie dazu in den Abspielmodus durch Klicken der Schaltfläche  . Jetzt wird die Präsentation abgespielt und alle Einstellungen können überprüft werden. Den Abspielmodus beenden Sie durch das Drücken der „Esc“-Taste.
• Verknüpfungen und Hyperlinks dürfen nicht von anderen Objekten (Textfelder, Grafiken) verdeckt werden. Liegt z.B. ein Textfeld über einem Hyperlink, so kann dieser nicht mehr aktiviert werden (dies gilt auch, wenn das Textfeld durchsichtig ist!
• Wird eine Verknüpfung zu einer Datei erstellt, ist darauf zu achten, dass die entsprechende Datei zusammen mit der Präsentation weiter gegeben wird!