Wenn Sie PowerPoint erstmals starten, erscheint umgehend das links abgebildete Fenster mit einem Auswahlmenü. Dies soll insbesondere Anfängern den Umgang mit dem Präsentationsprogramm erleichtern. Mit Hilfe des Assistenten werden die wichtigsten Daten erfragt und automatisch daraus eine Präsentation erstellt. Daneben gibt es sogenannte Entwurfsvorlagen mit vorgegebenem Designs. Der Nachteil dieser Hilfen besteht allerdings darin, dass die Resultate wenig individuell erscheinen, da nur vorfertigte Standardvorlagen zum Einsatz kommen und auch im Umgang mit PowerPoint findet nur eine unzureichende Übung statt, da alle Schritte sehr vereinfacht werden.

Daher möchten wir an dieser Stelle empfehlen, ein Häkchen vor die Option „Diesen Dialog in Zukunft nicht wieder anzeigen“ zu setzen und die Schaltfläche „Abbrechen“ zu betätigen.

Nachfolgend wird erklärt, auf welche Weise und mit welchen Hilfsmitteln schnell eine eigene Präsentation erstellt werden kann.

Um eine leere Vorlage zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche , worauf sich ein neues Fenster namens „Neue Folie“ öffnet:

Hier können je nach Darstellungsanliegen bestimmte Folientypen ausgewählt werden. Für den Anfang wählen Sie eine leere Folie aus, indem Sie 1x auf das entsprechende Symbol klicken, so dass es blau umrandet ist (siehe Abbildung rechts) und klicken dann das „OK“-Button. Vor Ihnen erscheint nun das im nächsten Abschnitt abgebildete Fenster mit der leeren Folie

In Powerpoint kann in unterschiedlichen Bearbeitungsmodi gearbeitet werden, die nachfolgend kurz vorgestellt werden:

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In der Normalansicht (vgl. Abbildung oben) ist das Fenster in drei Teile geteilt. Ganz links befindet sich die Gliederungsansicht, in der die einzelnen Folien mit Überschrift in ihrer späteren Reihenfolge angezeigt werden. Indem eine Folie mit geklickter linker Maustaste an eine andere Stelle gezogen wird, kann die Reihenfolge der Folien auch nachträglich noch verändert werden.

In der Mitte, in der sich der eigentliche Arbeitsbereich befindet, wird die jeweils aktuelle Folie der Präsentation gestaltet.

Ganz unten können sich zu den einzelnen Folien Notizen gemacht  werden.

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Hier kann ausschließlich in der Gliederungsansicht gearbeitet werden.

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Wechselt vollständig in die Folienansicht, in der die aktuelle Folie bearbeitet wird.

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Die Sortierungsansicht zeigt alle Folien im Miniformat. Wird eine Folie doppelt angeklickt, kann diese bearbeitet werden, da ein automatischer Wechsel in die Normalansicht erfolgt

…

Mit Mausklick auf diese Schaltfläche wird die Präsentation abgespielt. Mit Drücken der „Esc“ - Taste wird das Abspielen beendet.

Die wichtigsten Werkzeuge im Überblick

Im diesem Abschnitt werden die verschiedenen Werkzeuge in PowerPoint kurz vorgestellt. Sie sollten unbedingt folgendes ausprobieren, um sich die notwendigen Grundkenntnisse, die für die Einarbeitung erforderlich sind, anzueignen :

Fügen Sie Textfelder ein und formatieren den Text * Fügen Sie Autoformen ein* Fügen Sie ein Clipart ein * drehen Sie einige Objekte * fügen Sie der Präsentation eine zweite Folie hinzu

Mit der Hilfe dieses Symbols kann eine bestehende Präsentation auf Diskette, Festplatte etc. geöffnet werden, um an dieser weiter zu arbeiten oder sie zu betrachten.

Mit Klick auf diese Schaltfläche kann eine völlig neue Präsentation begonnen werden. Achtung – sie dient nicht zum Einfügen neuer Folien in eine bestehende Präsentation.

Fügt in bestehende Präsentation eine neue leere Folie ein.

Hier kann die Ansichtsgröße (Zoom) beim Bearbeiten eingestellt werden. Dies ist aber lediglich nur eine Hilfe bei der Bearbeitung der Folien – deren tatsächliche Größe ändert sich nicht!

Fügt ein Textfeld ein, indem zuerst auf die Schaltfläche und darauf auf die Stelle in der Präsentation geklickt wird, an welcher der Text beginnen soll.

Verändert Schriftart und Schriftgröße, von markierten Texten bzw. Textfeldern.

Formatiert markierten Text oder ganzes Textfeld als fett, kursiv oder unterstrichen

Verändert die Textfarbe

Fügt die Autoformen Linie, Pfeil, Quadrat und Kreis ein, indem erst auf das entsprechende Symbol und dann auf der Folie auf den Beginnpunkt des Objektes geklickt wird. Mit geklickter Maustaste kann dann die Größe der Autoform variiert werden.

Hier können weitere Autoformen ausgewählt und dann eingefügt werden.

Mit dem Pfeil kann die Position eines Objektes (Textfeld, Clipart, Autoform etc.) verändert werden, indem das Objekt 1x angeklickt und mit gedrückter Maustaste an die bevorzugte Stelle verschoben wird. 

Objekte kann man drehen, indem erst das zu drehende Objekt und dann dieses Feld angeklickt wird. Darauf kann, indem die grünen Markierungen rund um das Objekt mit geklickter Maustaste bewegt werden, eine Drehung des Objektes erreicht werden.

Die Linienfarbe eines zuvor markierten Objektes wird verändert (Textfelder erhalten dadurch einen in der entsprechenden Farbe gewählten Rahmen).

Die Hintergrundfarbe bzw. Füllung eines markierten Objektes wird verändert.

Linien- bzw. Rahmendicke und Linienart eines markierten Objektes festlegen.

Pfeilspitzen einer markierten Linie hinzufügen

Ein markiertes Objekt mit einem Schatten versehen.

Besonders formatierten Text (Wordart) einfügen.

Ein vorgefertigtes Bild (Clipart) aus der Gallery einfügen. Im Regelfall sollte dabei die Office-CD eingelegt werden, damit die Auswahl an Cliparts größer ist. Soll ein eigenes Bild von Diskette oder Festplatte eingefügt werden, geht dies über den Befehl „Einfügen“ und im dann aufklappenden Menü „Grafik“ wählen Sie „Aus Datei...“

Macht den letzten Bearbeitungsschritt rückgängig.

Die Kopie eines Objektes wird in den Zwischenspeicher geladen, indem das Objekt 1x angeklickt und darauf auf dieses Symbol geklickt wird.

Der Inhalt des Zwischenspeichers wird durch Anklicken dieser Schaltfläche in die aktuelle Folie eingefügt.

PowerPoint 2000 hat die Eigenschaft, nicht alle möglichen Werkzeuge sofort anzuzeigen; einige verstecken sich hinter diesem Symbol.

Multimediapräsentation oder Overheadfolien

PowerPoint ist so voreingestellt, dass automatisch eine Bildschirmpräsentation erstellt wird, die mittels Videobeamer vorgeführt oder im Internet veröffentlicht werden kann. Allerdings lässt sich PowerPoint auch als DTP-Programm `missbrauchen` mit dem Sie schnell Overheadfolien, Poster oder Broschüren erstellen können.

Nachfolgend wird daher beschrieben, wie Sie Ihre Präsentation einrichten, um z.B. Overhadfolien zu erstellen.

Beginnen Sie, wie gewohnt mit einer leeren Folie. Um nun das typische Bildschirmformat für Multimediapräsentationen in das DIN A4 – Format umzuwandeln, wählen Sie den Menüeintrag „Datei“ (ganz oben links im Bildschirm) und dort den Eintrag „Seite einrichten“.

Darauf öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel „Seite einrichten“ (s. Abbildung unten).

Im Feld „Papierformat“ � ist der Wert „Bildschirmpräsentation" bereits voreingestellt. Wenn Sie allerdings das Droppdownmenü herunter klappen, werden Sie auch den Eintrag „A4 – Papier“ finden, der das Folienformat entsprechend umwandelt.

Ist dieser Eintrag gewählt, so werden in ‚ automatisch die entsprechenden Abmessungen für das DIN A4 – Format eingetragen. Allerdings können Sie hier auch beliebig andere Werte eintragen, wenn Sie z.B. in einem Sonderformat arbeiten möchten.

Im Bereich ƒ können Sie noch

festlegen, ob die Folien im Hoch- oder Querformat erstellt werden sollen. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie die „OK“-Taste an, um das Format zu übernehmen.

Selbstverständlich ist es wenig sinnvoll, in eine Präsentation, die später als Overheadfolie ausgedruckt werden soll, Soundeffekte oder Animationseffekte einzubauen. Diese können nämlich nicht ausgedruckt werden!

© Franz Egle und Christian Scheller