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Der Empfänger
benutzt ein E-Mailprogramm, dass einen anderen
Mailstandard verwendet als der Absender. Für E-Mails
gibt es nämlich keine einheitlichen Standards und viele
Anbieter von E-Mail-Klienten "kochen ihr eigenes
Süppchen" und können fremde Formate nicht oder
nur mit Einschränkungen darstellen. |
| Die
Sicherheitseinstellungen des Firmennetzwerkes
des Empfängers erlauben die Darstellung
bestimmter Elemente von E-Mails nicht. Aus Angst
vor Computerviren und Hackerangriffen, wird oft
die Möglichkeit der Darstellung von E-Mails im
Internetformat (HTML oder RTF) unterbunden, da diese
gefährliche Elemente enthalten könnten. Dies
bedeutet, auch wenn Sender und Empfänger das
gleiche E-Mailprogramm einsetzen, ist nicht
gewährleistet, dass bei beiden die selbe
E-Mail in der gleichen Weise dargestellt wird. |
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Einige
E-Mailprogramme, die im Ausland eingesetzt werden,
können typisch deutsche Buchstaben nicht darstellen.
Dazu gehören Umlaute, wie ä, ö, und ü und natürlich
Sonderzeichen, wie das ß. Dies gilt auch für ältere
Versionen von E-Mailprogrammen, die in manchen Firmen
noch zum Einsatz kommen. |
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Mehr über die Formatierungen von
Bewerbungs-E-Mails:
| ASCI-Text (keine
Formatierungen):
Das ist das ursprüngliche E-Mailformat,
das von allen E-Mail-Empfangsprogrammen korrekt dargestellt
werden kann. Dies hat auch einen einfachen Grund – in diesem
Format sind keine Formatierungen, wie Schriftgröße, Schriftart
oder Schriftbreite möglich, sondern nur reiner Text; daher
wird es häufig auch als Nur-Text-Format bezeichnet. Das
standardmäßig in der T-Online-Software enthaltene
E-Mailprogramm kann z.B. nur solche Mails verschicken. Sollte
der Bewerber Bewerbungen ins Ausland verschicken, ist zu
beachten, dass die dortigen Programme Umlaute im Regelfall
nicht darstellen können – verwendet werden sollte anstatt der
üblichen Umlaute:
******ä
-> ae******ä -> ue
******ü -> ue******ö->
oe
Im Zweifelsfall sollte diesem Format
Vorrang eingeräumt werden. Ein E-Mail-Text in diesem Format
kann auf nahezu jedem Internetrechner dargestellt werden. |
| Rich-Text-Format
(Textformatierungen möglich):
Im sogenannten Rich-Text-Format können
einfache Textformatierungen (Auswahl der Schriftart, -farbe,
-größe; Verwendung von Blocksätzen etc.) vorgenommen werden.
Aber bereits hier gibt es bei der Darstellung einiger
E-Mailempfangsprogramme erhebliche Kompatibilitätsprobleme.
Bei der Verwendung von Outlook durch das Unternehmen, kann im
Regelfall davon ausgegangen werden, dass dieses Format auch
dargestellt werden kann. |
| HTML-Format (komplette
Internetseiten):
Manche E-Mailprogramme können
mittlerweile sogar komplette Internetseiten mit animierten
Bildern und Sounds verschicken, wie z.B. Microsofts Outlook.
Solche Mails sollten nur verschickt werden, wenn sich der
Absender absolut sicher ist, mit welchem Programm der
Empfänger arbeitet (und er muss natürlich in der Lage sein,
HTML-Seiten zu verfassen). Allerdings haben viele Arbeitgeber
aus Furcht vor Computerviren, bestimmte Einstellungen in
E-Mailprogrammen ihrer Mitarbeiter gesperrt, wodurch E-Mails
im html-Format ebenfalls nicht korrekt dargestellt werden.
Die Empfehlung der Verfasser lautet
daher, im absoluten Zweifelsfall die E-Mailtexte im reinen
ASCI-Text zu verfassen. Das Rich-Text-Format wird von den
meisten E-Mailprogrammen verstanden und kann verwendet werden,
wenn der Empfänger die verbreiteten E-Mail-Programme
verwenden. Nachrichten im HTML-Format sollten nur
Anwendung finden, wenn E-Mailprogramm als auch
Sicherheitseinstellungen in der Firma bekannt sind und dies
zulassen.
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| Achtung!
Sofern Sie mit in HTML oder RTF formatierten Mail arbeiten,
verwenden Sie nur übliche Schriftarten, wie Arial, Courier New
oder Verdana! Schriftarten, die auf dem System des Empfängers
nicht installiert sind, können bei diesem nicht dargestellt
werden. Der Computer ersetzt die Zeichen einfach durch eine
andere auf dem System installierte Schriftart, was Ihre
Formatierungen durcheinander bringen kann. |
Anhänge von Bewerbungs-E-Mails
Zusammen mit dem eigentlichen E-Mailtext
können auch Dateien verschickt werden. So liegt die Überlegung
nahe, die eigentliche Bewerbung mit einem
Textverarbeitungsprogramm zu gestalten und Zeugnisse so wie andere
Nachweise einzuscannen und per E-Mail zu verschicken. Wer folglich
unbedingt Wert auf bestimmte Formatierungen legt, sollte z.B. auf
Worddokumente als Anhang der E-Mail zurück greifen. Dieses
Verfahren ist aber auch mit Schwierigkeiten verbunden.
Betrachten wir zunächst das
Kompatibilitätsproblem. Textdateien oder Präsentationen
benötigen im Regelfall ein Programm, mit dem sie geöffnet werden
können. Verschickt der Bewerber z.B. ein mit der Textverarbeitung
Star-Office verfasstes Dokument, so wird der Empfänger, der mit
Word arbeitet, Probleme beim Öffnen haben.
Nachfolgend einige Dateitypen und
Hinweise auf ihre Eignung für E-Mailbewerbungen:
Word-Dokumente: Auf über 80% der
Bürorechner ist MS-Word installiert. Ein Worddokument wird im
Regelfall geöffnet werden können; zumal die meisten anderen
Textverarbeitungen kompatibel zum Word-Format sind. Der Bewerber
sollte allerdings nicht das aktuelle 97er-, 2000er- oder XP-Format
verwenden, sondern das Format der Version von 1995 (auch als Word
6.0 bezeichnet). Dann haben nicht nur Verwender älterer
Word-Versionen, sondern auch anderer Textverarbeitungen keine
Probleme mit dem Öffnen, da für dieses Format zumeist Filter
vorhanden sind.
PowerPoint-Präsentationen: Da
PowerPoint genau wie Word zum MS-Office-Paket gehört, ist dieses
ebenso verbreitet. Allerdings wird es von weniger Anwendern
genutzt. Sollte der Bewerber eine PowerPoint-Präsentation
verschicken, ist diese als selbst abspielende Präsentation
(Dateiendung *.pps) zu verschicken. Dadurch kann der Empfänger die
Präsentation automatisch ablaufen lassen, ohne mit PowerPoint an
sich in Berührung zu kommen, da dieses im Hintergrund gestartet
wird.
Andere Textverarbeitungen: Im Format
anderer Textverarbeitungen sollten Unterlagen nicht verschickt
werden, da deren Verbreitungsgrad oft zu wünschen übrig lässt.
Arbeitet der Bewerber mit einer anderen Textverarbeitung als Word,
kann der Bewerber seine Dokumente ggf. im Rich-Text-Format (kurz
rtf) speichern. Zu diesem sind fast alle
Textverarbeitungsprogramme kompatibel.
Einen relativ sicheren Weg bietet auch die
Verwendung des kostenlosen Textprogramms WordPad oder Write. Dies
ist im Regelfall auf allen Windows-Systemen installiert.
PDF-Dateien: Sofern der Bewerber in
der Lage ist, PDF-Dateien zu erzeugen, sind diese auch geeignet
(insbesondere für eingescannte Unterlagen), da auf vielen
Bürorechnern das entsprechende Leseprogramm installiert ist. Zudem
wird das Dokument immer in gleicher Form dargestellt.
Ein weiteres Problem liegt im Umfang der
E-Mail-Anhänge. Gerade in kleineren Firmen, in denen der
Sachbearbeiter selbständig die E-Mails herunter laden muss, kann
ein Download eines umfangreichen Anhangs viel Zeit in Anspruch
nehmen, die ein Personalverantwortlicher im Regelfall nicht
aufwenden möchte. Als Größe der Anhänge sollten 500 – 800 Kilobyte
auf keinen Fall überschritten werden.
Daneben haben viele Firmen Angst vor Virenattacken. E-Mailanhänge
sind potentielle Überträger von Computerviren. Daher ist es in
einigen nicht erlaubt, Anhänge herunter zu laden.
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